Come scegliere e come funziona una cassa automatica rendiresto
Questa breve guida ha lo scopo di aiutare i titolari di esercizi commerciali a scegliere la corretta cassa automatica rendiresto per la propria attività. Per fare questo questo forniremo anche alcune informazioni su come funziona una cassa automatica e ancor prima indicheremo quali sono i vantaggi per cui il titolare di una attività dovrebbe investire denaro per acquistare un cassetto automatico rendiresto.
Quali sono i vantaggi nell'installare una cassa automatica rendiresto?
I vantaggi offerti sono differenti e la loro rilevanza dipende molto dal tipo di attività , dai prodotti e servizi offerti, dal tipo di gestione e dal numero di attività che si devono gestire, e da altri fattori. Di seguito una sintesi dei motivi per cui dotare il proprio negozio di una cassa automatica rendiresto:
- evita errori umani ed ammanchi di cassa. Tutto il contante movimentato è gestito all'interno dalla cassa rendiresto ed ogni sera il totale in cassa corrisponde a quanto "battuto".
- garantisce una maggiore igiene, molto apprezzata dai clienti, soprattutto in questi anni di pandemia Covid. Sul danaro e sulle carte di credito spesso si depositano "sporcizia" e batteri, con la cassa automatica l'addetto al punto cassa non tocca più danaro e carte di credito. A maggior ragione nelle attività dove si trattano alimenti dove spesso che incassa è anche la persona che fornisce i prodotti (bar, negozi alimentari, pasticcerie, forni, etc).Per quanto riguarda le carte di credito è consigliato un cassetto automatico con il terminale di pagamento con carte di credito posizionato sul frontale della cassa.
- protegge il danaro incassato da furti. Il titolare dell' attività può essere avvisato a mezzo SMS o Mail nel caso si apra la porta della cassa, manchi tensione o si stia tentando di forzare o rimuovere la cassa automatica rendiresto.
- evita di incassare banconote e monete false. Queste vengono riconosciute e rifiutare.
- risparmio di tempo. L'addetto al punto cassa non sarà impegnato ad occuparsi del pagamento e del resto in contanti, ma sarà avvisato ad operazione conclusa. Nel frattempo potrà svolgere altre attività o potrà seguire gli altri clienti. A fine giornata non si dovrà perdere tempo a fare tornare i conti tra quanto battuto e quanto realmente in cassa.
Come scegliere una cassa automatica rendiresto?
Ci sono molti aspetti da valutare nella scelta di una cassa rendiresto, riportiamo di seguito alcuni degli aspetti più important da tenere in considerazione.
- Prezzo. Esistono casse automatiche di marche e prezzi differenti. Come quando si seleziona un automobile è importate scegliere la cassa più adatta alla propria esigenza. E’ da evitare di acquistare un prodotto attratti dal solo prezzo più basso. Se si sceglie male si può creare della fila nel negozio perché la cassa impiega troppo tempo per chiudere il pagamento è troppo lento o ci sono blocchi dell'attività perchè è difficile rimuovere una banconta inceppata perchè è rotta. Allo stesso tempo può essere uno sperpero di danaro acquistare un top di gamma da 15.000 euro quando si emettono 200 scontrini al giorno.
- Velocità nel gestire i pagamenti. Il tempo di chiusura di un pagamento dipende dai dispositivi hardware che accettano ed erogano il resto in banconote e monete e dal sistema hardware e software che li gestisce. Sui datasheet delle casse automatiche sono riportati i tempi accettazione e erogazione del resto delle banconote e monete , così da poterli confrontare con quelli di altre casse. Gli stessi dispositivi di gestione delle monete e delle banconote possono avere comunque prestazioni differenti nel ciclo completo di un pagamento in funzione da quanto è ottimizzato il software e l’hardware di controllo. Alcune marche offrono un indicazione di masima del numero di operazioni che la cassa può effettuare in un minito. Se non si ha già esperienza non è semplice capire dai numeri quale è il tempo di chiusura del pagamento. Quindi è consigliabile prima di procedere all’acquisto di verificare in una demo i tempi necessari per i pagamenti per rendersi conto “dal vivo” se possono essere adatti alla propria attività ed ai propri clienti.
- Tipologia dei pagamenti accettati. Se si desidera gestire sulla cassa solo i contanti e usare un pos per il
pagamento con carte di credito esterno o una cassa con integrati sul forntale tutti i tipi di pagamento, anche quelli con carte di credito. In quest'ultimo caso si mantiene il distanziamento tra cassiere e cliente anche durante il pagamento con carte di credito e non è necessariopagare il cananone mensile di noleggio del terminale di pagamento con carte di credito alla banca , in quanto diventa di proprietà. - Controllo e protezione del denaro in cassa. E’ molto utile avere la possibilità di controllare anche quando si è lontani dal negozio lo stato degli incassi, a maggior ragione se si gestiscono più esercizi commerciali. I cassetti rendiresto automatici di nuova generazione sono provvisti di APP che consentono di fare questi controlli dal proprio smartphone. Allo stesso tempo è importate che la cassa possa inviare avvisi (ad esempio mail e SMS) al titolare dell’attività e/o ai suoi familiari nel caso in cui la porta della cassa venga aperta, manchi alimentazione o sia in atto un tentativo di scasso. Questo consente di attivarsi subito in caso di tentativo di furto o nel chiedere spiegazioni al collaboratore del motivo dell’apertura della cassa. Nel caso in cui la cassa sia provvista di batteria tampone e router 4G interno è possibile inviare i messaggi di allarme anche nel caso gli scassinatori abbiano tagliato i fili delle corrente e della rete telefonica dell’esercizio commerciale.
- Semplicità di manutenzione e sblocco inceppamenti. Le casse automatiche, indipendentemente dalla marca e dal prezzo, per lavorare correttamente necessitano di manutenzione periodica. Questo perchè hanno parti in
- movimento che si usurano e il denaro che "passando" sporca i sensori di lettura dei dispositivi di pagamento. Può anche succedere che banconote rovinate, rotte o incollate con nastro adesivo, si possano “inceppare” internamente alla macchina e bloccare la cassa. In funzione di come è realizzato il sistema di accettazione ed erogazione delle banconote l’attività di rimozione delle banconote può essere semplice e veloce. Diversi modelli di lettori di banconote sono modulari e consento di accedere velocemente ai vari moduli. Nei casi di inceppamento più semplici è quindi possibile che il titolare o il responsabile del negozio, se hanno un po’ di manualità, possano in pochi minuti rimuovere l’inceppamento invece tenere ferma la macchina e attendere che arrivi l’assistenza tecnica. Evidenziamo questo è possibile solo con alcuni modelli di cassa automatica e in alcuni casi ci sono vincoli contrattuali per cui se si accede ad alcune parti della cassa decade la garanzia.
- Gestione e ricarico delle banconote e monete per erogare il resto. Nella cassa automatica, così come nel cassetto del punto cassa tradizionale, è necessario gestire il fondo cassa in modo da poter erogare il resto. In funzione dei vari modelli di macchina il carico delle banconote può essere più o meno veloce ed eseguito a banconota singola, a mazzetta di banconote (di solito nelle macchine di fascia più alta) o con entrambi i metodi. Mentre le monete nella maggior parte delle casse possono essere caricate vuotando diretamente anche sacchetti pieni di monete. E' importante che la cassa disponga di un flessibile software che aiuti nella gestione del contante dove sia possibile impostare fondo cassa, scorta minima e massima, scarico delle banconote e monete eccedenti, avvisi di quando si va sostto scorta, etc.
- Accesso a sgravi fiscali. Esistono differenti possibilità di avere agevolazioni e sgravi fiscali e spesso la situazione cambia di anno in anno in funzione di aggiornamento o nuove leggi emanate. Ad oggi, il più conosciuto è il credito di imposta per l'industria 4.0 che è attualente al 40%. Per poter accedere al credito di imposta è necessario che la cassa abbia un'opportuna dichiarazione del costruttore e che sia integrata e usata in una soluzione che sia conforme alla normativa. Al credito di imposta industria 4.0 si possono aggiungere anche altri "incentivi" regionali, da verificare da zona a zona.
- Ingombro e peso. Nel caso di una installazione in un punto cassa già operativo è necessario verificare che sia disponibile lo spazio necessario per i cassetto automatico e che il mobile supporti il peso. Le casse automatiche a sviluppo verticale sono spesso più semplici da posizionare di quelle a sviluppo orizzontale che necessitano di una maggiore superficie disponibile.
Come funziona una cassa automatica rendiresto?
Il funzionamento è semplice e veloce, ma sono possibili 2 differenti modalità.
1) la cassa automatica rendiresto è stata interfacciata con i POS/software gestionali/registratori di cassa che possiede/desidera usare il cliente:
- Il cassiere digita gli articoli acquistati sul POS che gestisce il punto cassa, o sul registratore di cassa, così
come opera normalmente quando non è presente la cassa automatica. Terminato di caricare gli articolo digita il totale e automaticamente viene inviato alla cassa automatica l’importo da pagare.
- La cassa automatica dispone di un display sul lato frontale rivolto verso il cliente e sul display viene visualizzato l’importo da pagare.
- Il cliente legge il display, effettua il pagamento e ritira il resto.
- Terminato il pagamento sul display appare al cliente l’informazione che il pagamento è andato a buon fine.
- A questo punto la cassa comunica che il pagamento andato a buon fine POS che la gestisce, o al registratore di cassa, che emette lo scontrino fiscale.
2) cassa automatica collegata in modalità "stand alone". Il cliente continua ad usare il punto cassa esistente come ha sempre fatto e utilizza un tablet per inviare l'importo da pagare alla cassa.
- Alcuni produttori della casse automatiche forniscono un apposito software/APP che si può caricare su un tablet o su uno smartphone commerciale. Questa APP consente di gestire la cassa automatica e di inviargli un importo che deve essere pagato. Il tablet o smartphone con cui è installata l' APP viene posizionata nel punto cassa in modo che il cassiere possa inserire l'importo da pagare.